山东潍坊坊子：档案解锁“新玩法” 赋能管理软实力

“这是近五年来关于职称考评的全部制度文件，可以作为相关工作的参考依据。”当得知单位计划制定青年员工积分评价管理办法时，山东省潍坊市坊子区局（营销部）档案管理员贴心地递上了相关档案资料。

“太好了，这可省了逐年翻找查阅的工夫。”拿到这份整齐又详细的制度参考，大家发自内心地觉得方便高效。

这样的便捷体验，早已成为各岗位的工作常态。近年来，坊子区局（营销部）在实现档案规范归集、保管的基础上，重点研究和深挖档案价值利用，坚持“以用促存、以用赋能”，通过数字赋能、联动应用，推动档案管理由“静态存档”向“动态活用”升级，助力各项工作高质量发展。

查阅模式联动升级

坊子区局（营销部）着眼档案与业务工作深度融合，创新构建“年度+业务类别+核心关键词”三级联动智能检索目录，为档案精准匹配关键性电子索引信息。在归档过程中前置添加分析研判环节，不再简单按年份归集资料，而是依据党建、人事、财务、经济运行、制度建设等业务类别，结合各部门日常工作职能，梳理档案高频查阅场景，预判后期使用需求，将每份档案对应的常用部门设定为首选借阅准备部门，同步录入专属电子标签，搭建起系统化、标准化的电子索引数据库。通过精准分类、提前预判、定向标注，实现档案资源的智能匹配、优先级推送，真正达成档案查阅“秒级响应、精准定位”，大幅提升档案检索效率，为各项业务高效推进减负增效。

在近期开展的基层服务站负责人任中审计工作中，工作人员需要调取近三年的会议记录、预算定额标准、专项行动方案等多类交叉档案，以往需要耗时一两个小时线上搜索、穿梭库房翻找、核对整理，如今依托三级智能检索目录，输入关键词即可快速归集全套资料，高效完成经营数据对比，极大节省了事务性工作时间。

链条归档溯源破壁

以往重点项目、制度修订、政策落地等核心工作档案，分散存储在不同年度、不同类别档案盒中，查阅完整工作脉络需要反复调取、整合梳理，极易出现信息不全等问题。

为此，坊子区局（营销部）聚焦重点工作全流程留存，对企业发展关键事件、重大制度沿革等工作，单独设立事件专属电子文件夹，跳出年度归档的固定框架，存放事件从无到有、调整变化的全过程档案资料，形成完整连贯、可查可溯的专项档案链条。通过“预判”后期档案查阅需求，可随时实现一揽子调阅，打破时间壁垒和归档局限，大幅提升调阅效率，有效适配核心业务工作需求。

（图为：档案管理员协助业务人员调阅所需档案）

在今年制度检视工作中，事件关联检索工作法发挥了重要作用。针对同一制度的沿革变化，一键调取历年制度文件，完整梳理出每一项制度的推进脉络和调整方向，无需人工翻找、筛选汇总，高效为新制度修订、条款优化提供了详实的历史参考，有效保障了制度的科学性、延续性和实操性。

多维宣教落地出圈

为进一步夯实档案工作基础，近日，坊子区局（营销部）还以第19个国际档案日为契机，精心策划开展了系列主题宣传活动，多措并举推动档案知识和档案理念普及，让规范管档、科学用档成为全员的工作自觉。

组织开展档案实务专题宣讲培训，摒弃枯燥的条文式宣讲，聚焦干部职工日常工作中遇到的归档难点、查阅痛点、保密要点，用通俗直白的语言讲解实操知识，现场答疑解惑、分享工作技巧，切实提升全员档案实操能力。同时，充分盘活线上线下宣传阵地，通过办公区电子屏、宣传展板、内部工作群等载体，常态化推送档案科普知识，全方位普及档案文化。

（图为：利用办公区电子屏进行档案知识宣贯）

如今，经过持续优化升级，坊子区局（营销部）智能化、精细化的档案服务已深度融入核心业务，档案资源赋能发展的作用愈发凸显。下步，坊子区局（营销部）将持续优化创新档案管理模式、丰富宣传形式、拓宽应用场景，深度释放档案资政赋能价值，以高质量档案工作护航企业高质量发展。（刘晓莹）